Der virtuelle Design Sprint

Vom 30. April 2020. Maja Francé, Organisationsentwicklerin und Scrum Master

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Der virtuelle Design Sprint – Insights und Tipps zu einer intensiven Erfahrung

Die openFORCE liebt die Herausforderung. Darum haben wir uns vorgenommen, einen virtuellen Design Sprint zu veranstalten. In der Osterwoche war es so weit: aus sechs remoten und über ganz Wien verteilten Büros startete der 4-Tages Hackathon.

Was Du schon wusstest…

Der Design Sprint ist eine äußerst effektive Methode, um in nur vier Tagen von einer bloßen (Innovations-)Idee zu einem realistisch wirkenden Prototypen bzw. Produkt zu gelangen sowie zu Usertest-basiertem Kundenfeedback. Begleitet wird der Sprint von leichtgewichtigen Design-Thinking Techniken und einem hohen Maß an Intensität, an Spass und Lernen.

Was ist virtuell anders?

Unsere Erfahrung mit dem virtuellen Design Sprint sind überwältigend! Die Mehrheit meiner Sprint-TeilnehmerInnen hat schon einmal einen Sprint erlebt und konnte dadurch die Varianten „remote“ und „live“ direkt vergleichen. Die Feedback-Runden zeigen, dass der Sprint im Cyberraum als noch potenzierter empfunden wird, schließlich steht hier das Fachliche nochmals stärker im Vordergrund. Auch der Prozess fordert angesichts der geänderten Rahmenbedingungen mehr Disziplin und Aufmerksamkeit, was jedoch in unserem Fall dazu führte, dass jeder mehr Rücksicht auf den anderen nahm. Aber lassen wir unsere SprintlerInnen selbst sprechen:

Was sagt das Sprintteam?

Gerhard Hipfinger, Eigentümer & Geschäftsführer openFORCE:
„Ich habe bereits einen klassischen Design Sprint erlebt und mitgemacht und war von dem Format begeistert. Der Remote Design Sprint hat mich allerdings noch einmal mehr überzeugt. Durch die extreme Konzentration und den vollen Fokus auf die Sache sind die Ergebnisse noch besser und klarer als beim ersten Design Sprint. Die Tool-Landschaft zur digitalen Kollaboration ist unglaublich ausgereift. Die Ergebnisse sind gleichzeitig archiviert und man kann jederzeit darauf aufsetzen. Top!“

Otto Meinhart, Eigentümer & Geschäftsführer openFORCE:
“Der Design Sprint kommt aus dem Silicon Valley und ist als solcher ein state-of-the-art Produkt, für das bei uns in der openFORCE Maja die Expertin ist. Das Arbeitsformat ist modern, effizient und macht einfach Spass - genau so wollen wir arbeiten! Wir haben mit Jitsi und Miro die perfekten Tools für die virtuelle Zusammenarbeit gefunden. In Figma zauberte unser UX Designer Nils einen super angreifbaren Prototypen in atemberaubender Geschwindigkeit.“

Robert Gittenberger, Geschäftsführer openDEVS GmbH:
„Der virtuelle Design Sprint ist unkonventionell und eine völlig neue Erfahrung. Er verlangt dem gesamten Sprintteam höchste Aufmerksamkeit und absolutes Commitment zum Bigger Picture ab. Der Sprint erfordert eine exzellente Moderation und den Einsatz modernster digitaler Collaboration-Tools. Erfüllt er dies, bringt er unerwartet gute Ergebnisse mit sich.“

Sabine Sinzinger, Organisationsentwicklerin und Co-Founder Hochform.at:
„Der virtuelle Design Sprint hat mich absolut überrascht. Manche Aufgaben erscheinen mir virtuell fast einfacher und praktischer als live. Ich bin begeistert, was sich in so kurzer Zeit umsetzen lässt! Mit der richtigen Moderation und einem tollen Sprint Team ist es eine Freude, dabei zu sein! Es ist ein Format, das sich nicht anfühlt wie Arbeit…“

Nils Jürgens, UX / UI Designer bei Nils UX | UI Design:
„Anfangs konnte ich mir nicht genau vorstellen, wie ein virtueller Design Sprint ablaufen würde. Da ich schon an einigen Sprints teilgenommen und diese auch schon geleitet habe, weiß ich wie wichtig direkte Interaktionen und Diskussionen unter den TeilnehmerInnen sind. Im Sprint war ich positiv überrascht, wie gut die Kommunikation per Videokonferenz funktionierte. Die TeilnehmerInnen erarbeiteten zusammen sehr fokussiert Konzepte und Probleme wurden schnell und konstruktiv gelöst. Ich war begeistert von der Motivation der TeilnehmerInnen im Sprint und von den entwickelten Ergebnissen. Es ist ein toller Prototyp entstanden und ich kann einen virtuellen Design Sprint als Alternative nur empfehlen.“

10 Moderations-Tipps zum Erfolg:

Natürlich ist die virtuelle Arbeit grundsätzlich anders als die physische. Hier ist die Moderation besonders stark gefordert die Teilnehmer*innen bei unterschiedlichsten Herausforderungen zu unterstützen, den Prozess entsprechend anzupassen und den Sprint mit einigen zusätzlichen Handgriffen zum Erfolg zu machen. Wenn Dein Team außerdem gut gebrieft ist, wirst Du beobachten können, wie reibungslos alles vonstatten geht, mit welcher Selbstverständlichkeit die einzelnen TeilnehmerInnen mit den neuen Kollaborationstools umgehen, wie ungezwungen ein gemeinsamer Teamgeist und gute Stimmung entstehen und wie hoch Konzentrations- und Produktivitätslevel während der gesamten vier Tage bleiben.

  1. Mit dem richtigen Kollaborations-Tool bekommt der Sprint einen spielerischen Drive – wir empfehlen Miro (Mural gilt als gleichwertig und ist in der Vorbereitung arbeitsintensiver).

  2. Kommuniziere im virtuellen Raum noch intensiver, als sonst und visualisiere so vieles wie möglich – das entlastet Dich und Dein Sprintteam wird sich gut aufgehoben fühlen.

  3. Eines der vier Grundprinzipien des Design Sprints lautet: „Kreativität ist nicht nötig“. Das stimmt, dennoch basiert v.a. der erste Tag stark auf Übungen aus dem Design Thinking, wo das Team unbedingt Deine Unterstützung benötigt. Einige Arbeitspakete sollten die TeilnehmerInnen besser offline machen. Achte bei diesen Kreativübungen besonders auf Disziplin und Genauigkeit und stelle exaktes Time-Boxing sicher!

  4. Nutze den virtuellen Raum: manche Übungen wie das Storyboarding kannst Du jetzt interaktiver gestalten als live, schließlich hat im Unterschied zum physischen Board jeder Teilnehmer genug Cyberraum zum Posten eigener Skizzen oder Texte. Das ist ganz im Sinne von Mob-Programming und animiert! Die Moderation dafür einen Driver nennen (lassen), im besten Fall einen Designer, der auch mal von der einen oder anderen Sprintler*in abgelöst wird.

  5. Als absoluter Erfolgsfaktor gilt, wenn ihr euch vor dem Storyboarding auf einen User-Testflow einigt (mehr Infos bei AJ&Smart Design Sprint 2.0)

  6. Es kann Sinn machen, dass Du für einzelne Aufgaben Unterteams in separate Chats / Escape-Rooms schickst. Time-Boxing nicht vergessen!

  7. Im virtuellen Sprint ist ein gutes Prototyping Tool unabdingbar. Die openFORCE arbeitet mit Figma, mit einer Lizenz können gleichzeitig bis zu drei Personen parallel mitdesignen. Kläre alle Fragen in diesem Kontext im Vorfeld - am besten mit Eurem UX Designer..

  8. Tag vier: beim Beobachten der Test User ist eine gute Video- und Soundqualität essenziell. Stelle im Vorfeld sicher, dass die TesterInnen die richtigen Technologien verwenden. Wir empfehlen mit zwei Calls parallel zu arbeiten, dem Sprintteam-Call und dem Test-Labor Call. Achtung: damit eine ungezwungene Test-Situation entstehet, muss das Team vor dem Test User stumm und ohne Video im Test-Labor sein. So kann der Interviewer wie im realen Test mit „unsichtbaren“ Beobachtern starten. Regieanweisungen sind jederzeit über den Sprintteam-Call möglich, ein Vorteil gegenüber dem Test vor Ort.

  9. Sorge für das richtige Mindset: „no pain – no gain“, lautet die Devise: egal was passiert, selbst bei negativen Reaktionen gewinnt Dein Team, denn es hat in nur vier Tagen herausgefunden, ob es auf dem richtigen Weg ist, den Kurs anpassen sollte oder komplett daneben liegt. Jetzt ist Reflexion wichtig und erste weiterführende Maßnahmen, die Du visualisierst.

  10. Hole Dir am Ende des Tages jedenfalls ein Feedback zum virtuellen Design Sprint und zur Moderation: Optimierungspotenzial gibt es immer :-) Wenn Du das meiste richtig gemacht hast, wird Dein Sprint-Team jederzeit wieder einen Design Sprint machen wollen!

Viel Spaß beim Ausprobieren! ;-)

Maja Francé
Maja Francé
Organisationsentwicklerin und Scrum Master

Als Organisationsentwicklerin und Scrum Master begleitet Maja Francé die strategischen Transformationprozesse in der openFORCE. Durch iterative, partizipative Initiativen mobilisiert sie Verwirklichung von Selbstorganisation und Agilität unter ihren openFORCE-Kolleg*innen, was die Entstehung einer sinnerfüllten Arbeitsumgebung mit transparenten Strukturen sowie einer offenen Feedback- und Fehlerkultur fördert. Neben dem Purpose unterstützt Maja die openFORCE dabei, die Komplexität und Dynamik der Märkte mit eigener Kraft zu managen und resilienter zu werden.

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