Design Sprint als Turbo für Installationsvereinfachung von Xesar 3.0

Verkürzte Entwicklungszeiten fördern hochwertigen Output

Ob in Wohnbauten, in Unternehmen oder in sozialen Einrichtungen – das Schließsystem Xesar aus dem Hause EVVA garantiert ein reibungsloses Zutrittsmanagement. Dabei ist wichtig, dass Zutrittsberechtigungen einfach und effizient erteilt werden. Um die Installation und Inbetriebnahme des Xesar-Systems unabhängig von Vorkenntnissen für den Benutzer weitgehend zu erleichtern, wurde im Rahmen der bestehenden Zusammenarbeit ein agiles Teilprojekt als Bestandteil einer größeren Release ins Leben gerufen.

Die Ausgangslage

Eine Schließanlage definiert, wer, wo Zutritt hat. EVVA hat nicht nur bei der Planung von Schließanlagen umfassendes Know-how, sondern bietet seinen Kunden auch leistungsstarke Schließsysteme, die jede noch so komplexe Berechtigungsstruktur abbilden können. Das System Xesar, bereits in der Version 3.0., bietet den Anwendern einen Einplatz- sowie einen Mehrplatzbetrieb mit adaptierbaren Benutzerrollen und flexiblen Anlagenerweiterungen. Je nach Kundenanforderung ist der Betrieb von Xesar in der Cloud oder auf dem eigenen Server möglich.

Aufgrund des breiten Einsatzbereiches von Xesar unter anderem in Wohnbauten, Unternehmen und sozialen Einrichtungen ergibt sich eine heterogene Struktur an Anlagenverwaltern. Um auf deren unterschiedliche IT-Kenntnisse und Vorerfahrungen Rücksicht zu nehmen und Einstiegsbarrieren bei der Installation abzubauen, wurde entschieden, eine Installationsvereinfachung als Teilprojekt im Zuge der nächsten Xesar-Release durchzuführen.

Xesar. Das innovative elektronische Schließsystem

„Unsere Marktforschungsergebnisse zeigen ein vielfältiges Spektrum an Szenarien bei der Installation von Xesar. Um vor allem die PC-Installationen zufriedenstellend abzudecken, haben wir uns für eine Installationsvereinfachung entschieden“, erzählt DI (FH) Erich Gärtner, Abteilungsleiter Kommerzielles Produktmanagement und Lead Product Owner Xesar. Zukünftige Xesar-Updates sollen auch in dieser Einfachheit durchzuführen sein.

Über EVVA

EVVA ist Entwickler und Hersteller von mechanischen und elektronischen Zutrittssystemen. EVVA wurde 1919 in Wien gegründet und ist seit damals ein Familienunternehmen. Am Firmensitz in Wien wird nach wie vor geforscht, entwickelt, produziert und in alle Teile der Welt exportiert. EVVA ist aber nicht nur Hersteller von Sicherheitsprodukten, EVVA ist für seine Partner und Kunden der verlässliche Ansprechpartner bei allen Sicherheitsfragen.

Seit 2016 unterstützt ein agiler Squad der openFORCE das Entwicklungsteam der EVVA bei der Weiterentwicklung des Xesar-Schließsystems.

Der Prozess

Seit 2016 unterstützt ein agiler Squad der openFORCE das Entwicklungsteam der EVVA bei der Weiterentwicklung des Xesar-Schließsystems. Dank der jahrelangen guten Kollaboration und der einschlägigen Vorkenntnisse bekam die openFORCE Anfang 2020 den Auftrag für das Projekt Installationsvereinfachung Xesar 3.0. Das Team organisiert all seine Tätigkeiten im Projekt nach dem Scrum-Prozess und leistet damit eine besonders effiziente Form der Zusammenarbeit mit EVVA.

„Produkt- und projektorientiertes Denken und Handeln sind die großen Stärken des openFORCETeams. Hier werden Projekte nicht um des Projektes Willen durchgeführt, sondern um Weiterentwicklung voranzutreiben. Gemeinsam wurde eine effiziente Chat- und Videocall-Infrastruktur eingeführt, die unsere Kommunikation optimiert hat“, befindet DI (FH) Erich Gärtner, Abteilungsleiter Kommerzielles Produktmanagement EVVA.

Ziel war es, möglichst schnell Lösungen zur Steigerung der Customer Experience der Xesar-Anwender zu generieren. Darum wurde der Einsatz agiler Entwicklungsmethoden, insbesondere des Design Sprints, fokussiert. Beim Design Sprint im Januar 2020 wurden viele Ideen bei den Erstüberlegungen generiert, diese im Kern definiert und schließlich rasch in die Umsetzung gebracht. Zur Unterstützung wurden von Beginn an ein UI-Designer und zusätzlich reale Kunden in den Intensiv-Hackathon integriert. Besonders erfreulich ist, dass die Design Mock Ups aus dem Sprint nach wie vor als Vorlage für alle Entscheidungen im Projekt dienen. Der Design Sprint zeigte sich hier für die EVVA als eine äußerst effektive Methode, um mit einem strategischen Lösungsfokus von einer komplexen Problemstellung zu greifbaren Lösungen zu gelangen.

Dadurch wurde die Geschwindigkeit des Projektfortschrittes merkbar erhöht und wertvolles Kundenfeedback eingeholt, das bereits vor dem Release verarbeitet werden kann. Davon profitieren die Xesar-Anwender am meisten. „Der Release wird deutlich größer, als wir zu Beginn damit gerechnet haben. Wir können noch mehr Features integrieren, die unsere Kunden begeistern“, gibt sich Gärtner zufrieden.

Die Lösung

effizientes Anforderungsmanagement
kundenzentrierte Entwicklungsperspektive
geringere Projektlaufzeit
projektübergreifende Synergie

EVVA war auf der Suche nach neuen Tools und Methoden, um Entwicklungsprozesse effizienter zu gestalten und Installationsprozesse zu vereinfachen. Einerseits wurde der Design Sprint als Beschleuniger für die Ideengenerierung und das Prototyping mit realen Kunden eingesetzt. Andererseits wurde seitens der openFORCE ein agiler Coach hinzugezogen.

Die integrative Zusammenarbeit mittels projektübergreifendem agilem Coaching hat sich als Turbo für die Weiterentwicklung von Xesar bewährt. Die Rolle des Scrum Masters wurde als Bindeglied zwischen der Gesamtrelease-Projektleitung und den einzelnen Teams eingeführt. Im konkreten Fall hat der Scrum Master keinen Entscheidungs- und Mitspracheanspruch, sondern bringt Klarheit in das Projekt. Er stellt den reibungslosen Ablauf des Scrum-Prozesses sicher und schärft die Rollen im Team mit ständigem Fokus auf den Outcome.

Das Ergebnis

Der große Vorteil des Design Sprints hat sich in diesem Projekt an der leichten Übertragbarkeit der Ergebnisse in den Entwicklungsprozess gezeigt. Epics und Stories, die in einem Design Sprint entstanden sind, wurden direkt in den Backlog von Xesar übertragen, von wo aus der Workflow in einzelne Elemente unterteilt wurde. User Interfaces und Screenshots konnten auf diese Weise direkt in Entwicklungsschritte übersetzt werden.

Für das EVVA-Produktmanagement sind die Erkenntnisse aus dem Design Sprint wesentlich: Es lässt sich frühzeitig erkennen, ob ein Thema zu umfangreich für die geplante Release ist. Hier wurden finanzielle und zeitliche Ressourcen geschont, da vorzeitig evaluiert wurde, ob ein Projekt umsetzbar ist. Anhand dieser Bewertung wurden Budgetentscheidungen und Planungsschritte vereinfacht.

„Das Schöne am Design Sprint ist, dass er sehr einfach in der Durchführung ist und alle Beteiligten ein erstes Produkt in der Hand haben. Wir konnten uns vorab erste Kundenmeinungen einholen, auf die sich komplexe Planungsprozesse wunderbar aufbauen lassen“, freut sich DI (FH) Erich Gärtner, Leiter Kommerzielles Produktmanagement Xesar.

DI (FH) Erich Gärtner

Abteilungsleiter Kommerzielles Produktmanagement EVVA

"Produkt- und projektorientiertes Denken und Handeln sind die großen Stärken des openFORCE Teams. Hier werden Projekte nicht um des Projektes Willen durchgeführt, sondern um Weiterentwicklung voranzutreiben. Gemeinsam wurde eine effiziente Chat- und Videocall-Infrastruktur eingeführt, die unsere Kommunikation optimiert hat.“

Otto Meinhart
Geschäftsführer

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